ORGANIZACIÓN
DEFINICIÓN.
La organización es la segunda fase del proceso
administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y
la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y
herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se
definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos
de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste
en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través
de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables,
comerciales, de seguridad y administrativa. Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación
y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Organizar
trae por resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que
encierra e integra las diversas funciones de acuerdo con el modelo determinado
por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica.
Los lineamientos generales de la organización en una empresa los suministra esa
estructura, la cual proporciona el marco dentro del cual la gente puede trabajar
motivada y eficientemente. La estructura de organización es creada, mantenida y
adaptada por los dirigentes.
Se piensa en
la organización como:
La
identificación y clasificación de las actividades requeridas
El
agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos.
La
asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria
para supervisarlo (delegación).
Las medidas
para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno
similar) y verticalmente, o sea, en la estructura organizacional.
OBJETIVOS.
La
organización tiene tres objetivos, que pueden ser intercalados o ser
independientes entre sí: el crecimiento, la estabilidad y la interacción. El
último objetivo se refiere a las organizaciones que existen principalmente para
proveer un medio para la asociación de sus miembros con otros.
Organización formal
Organización
formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una
empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como
“formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente
limitante en ella. Si el administrador organiza bien, la estructura debe
proporcionar un ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como
futuro, contribuya con la mayor eficacia a alcanzar las metas del grupo.
La
organización formal debe de ser flexible. En las organizaciones más formales
debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos
y reconocer las preferencias y capacidades individuales.
Organización informal
La
organización informal se puede describir como una red de relaciones personales
y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se
producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.
Las
organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas
de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el
organigrama formal.
Dentro de la
organización existe el influjo de las presiones informales, que está integrada
por pequeños grupos de amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de
objetivos, etc. Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los
agrupamientos que se han asignado de manera formal. La imposición de una
estructura formal y de canales de comunicación formal puede alterar gravemente
la productividad y la cooperación.
División organizacional: el departamento
Un aspecto
importante de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra
departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización
sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades
específicas.
Un
departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de
producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa occidental, la
sección de investigación de mercados, etc. También puede indicar relaciones
jerárquicas.
Niveles organizacionales y tramo de admón.
Si bien el
propósito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperación humana, la razón
de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de
administración. En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque
hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con
eficacia, aunque este límite varía según diversas situaciones.
Selección del tramo
En toda la
organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior.
Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de
cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de
ocho a quince o más, en los niveles inferiores. Otros afirman que un
administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados.
El hecho de
que compañías aparentemente bien administradas tienen, entre ellas y dentro de
ellas, tramos muy variables indica que contar simplemente los números en las
amplitudes existentes no es suficiente para establecer cuál debería ser la
amplitud.
Problemas con los niveles organizacionales
Existe la
tendencia de considerar a la organización y la departamentalización como fines
en sí mismos y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en
términos de claridad e integridad de los departamentos y de sus niveles. La
división de las actividades en departamentos, su organización jerárquica y la
creación de múltiples no son completamente deseables por sí mismos.
En primer
lugar los niveles son costosos. A medida que se aumenten, se dedica más y más
esfuerzo y dinero a la admón., debido a la necesidad de los administradores
adicionales, grupos de asesores para ayudarlos y la exigencia de coordinar las
actividades departamentales, además de los costos de las instalaciones para el
personal.
En segundo
lugar, los niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa con
muchos niveles tiene una mayor dificultad para comunicar los objetivos, planes
y políticas en forma descendente a través de la estructura organizacional que
aquella en la que el director general se comunica directamente con los
empleados. A medida que la información desciende por la línea de mando se
producen omisiones y malas interpretaciones. Los niveles también complican la
comunicación desde la línea de fuego hasta los estratos superiores, lo cual es
tan importante como la comunicación descendente.
Por último,
muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control. Un plan
que en el más alto nivel puede ser definido y completo pierde coordinación y
claridad a medida que se subdivide en los niveles inferiores. El control se
hace más difícil conforme se añaden niveles y gerentes.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Este
principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su
puesto para producir más y mejor.
Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila
a la empresa con un cuerpo biológico. “La división del trabajo es de
orden natural; se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más
perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La
división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo
esfuerzo.” (ManagersHelp)
•
Principio de autoridad y responsabilidad.
De
acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en
la organización y en las estructuras, implica aspectos
formales o legales, técnicos y morales. La verdadera autoridad es moral y
psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.
•
Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.
Para
fines de organización, la autoridad se clasifica en:
–
Lineal
–
Staff (asesores)
–
Normativa
El
principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien
decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.
•
Principio de primacía de autoridad normativa.
La
autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y
dependen de una autoridad local.
Bien
se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte”. Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a
cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que
ante cualquier error que cometa lo involucra a él.
•
Principio de unidad de mando.
Cuando
existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se
indica que cada individuo de la organización debe ser responsable sólo frente a
una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo.
Hay
que recordar que “quien a dos amos sirve con uno queda mal”.
Anteriormente
se mencionaba como Moisés tuvo que organizar al pueblo a través de una
jerarquía, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse el
trabajo.
Toda
organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando.
•
Principio de tramo de control.
A
diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable
hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al número
de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una
persona. Es importante señalar que entre más personas dependan de una,
ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los
miembros.
•
Principio de equidad en carga de trabajo.
Cuando
se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma
que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles
jerárquicos y capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades
deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal.
Este
principio además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la
equidad en las remuneraciones.
TÉCNICAS.
Son
herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal.
Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada
organización.
A
continuación se describen las principales técnicas.
ü Organigrama
“El organigrama representa la estructura de una
organización; estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos
o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco, 2007)
“Representaciones
gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la
autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006)
Tipos
de organigramas:
b. Funcional o de Taylor
c. Líneo funcional
e. Matricial
ü Manuales
Son documentos detallados que contienen de forma
ordenada y sistematiza información acerca de la organización de la empresa.
ü
Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas)
Estas representaciones gráficas muestran la sucesión
de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes
símbolos:
Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo
jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar
para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo
organizativo que se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica
y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la
coordinación.
ü Coordinación
“La coordinación es un proceso que consiste en
integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir
las metas de la organización con eficacia
Referencias
(05 de NOVIEMBRE de 2016). Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#opr#ixzz4P02pzQcr
(05 de NOVIEMBRE de 2016). Obtenido de
http://walkerplazola.blogspot.mx/2013/07/la-organizacion-como-fase-del-proceso.html
